Sistema de gestión que eliminó el Excel del laboratorio

El problema: datos de laboratorio atrapados en Excel y Word

Un laboratorio de análisis geotécnico nos llegó con un cuello de botella muy concreto: cada ensayo generaba datos en los equipos de medición del laboratorio, pero esos datos había que copiarlos a mano a una hoja de Excel y después volver a copiarlos a una plantilla de Word para generar el informe final del cliente.

Esa doble entrada de datos era el origen de casi todos sus problemas:

• Cada informe llevaba en torno a 40 minutos de trabajo manual: pasar los datos del equipo al Excel, revisarlos y montar el documento en Word.
• Cada copia manual era una oportunidad de error de transcripción en datos técnicos que forman parte de un informe de ensayo.
• No existía un histórico centralizado y consultable: cada ensayo vivía en un archivo de Excel suelto.

La solución: conectar el equipo de laboratorio directamente al sistema

En lugar de seguir copiando datos a mano, construimos un sistema propio que lee directamente la salida de los equipos de medición del laboratorio por conexión serie RS-232, elimina la transcripción manual y genera el informe PDF automáticamente a partir de esos datos.

• Captura de datos por RS-232: el sistema recibe la lectura del equipo de laboratorio en tiempo real, sin que nadie tenga que teclearla.
• Python como capa de procesamiento: normaliza y valida los datos capturados antes de guardarlos.
• SQLite como histórico: cada ensayo queda registrado y consultable, sin depender de archivos de Excel sueltos.
• Generación automática de PDF: el informe final se genera directamente desde los datos capturados, sin pasar por Word.

Resultados desde el primer mes

Al eliminar la doble entrada de datos, el impacto fue inmediato:

• El tiempo por informe se redujo un 60%: de los 40 minutos de trabajo manual a generar el PDF en menos de 5 segundos una vez capturado el ensayo.
• Cero doble entrada de datos: los datos se capturan una sola vez, directamente del equipo.
• Histórico de ensayos centralizado y consultable, en lugar de archivos de Excel dispersos.